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Anche se grazie alla dematerializzazione dei documenti e all'archiviazione digitale la carta sta progressivamente scomparendo dalle nostre scrivanie, molte realtà possono ancora avere la necessità di archiviare copie cartacee di moduli o documenti vari.

In questi casi la stampa rappresenta una fonte di costi non trascurabile per l'azienda, soprattutto se non viene gestita in modo efficiente. Le stampe inutili, gli sprechi di carta e toner e l'uso inefficiente delle stampanti possono infatti rappresentare un costo elevato, soprattutto se si considera anche l'impatto ambientale delle attività di stampa e la necessità di assistenza tecnica dedicata in caso di problemi.

Per questo motivo, è sempre più importante adottare soluzioni di print management, ossia software e strumenti che consentono di ottimizzare i processi di stampa e di ridurre i costi legati all'uso delle stampanti.

Tra i software di print management più diffusi e apprezzati, vi è PaperCut, una soluzione completa e flessibile che consente di gestire in modo efficace la stampa in azienda.

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Che cos'è PaperCut?

PaperCut è un software di print management all'avanguardia, progettato per semplificare ed ottimizzare i processi di stampa in azienda, offrendo una vasta gamma di funzionalità che consentono di gestire la stampa in modo efficace e di ridurre i costi legati all'uso delle stampanti.

Tra le principali funzionalità offerte da PaperCut, vi sono:

  • Monitoraggio della stampa: il software consente di monitorare in tempo reale la stampa in azienda, fornendo informazioni dettagliate sul numero di pagine stampate, sulle stampanti utilizzate e sulle persone che hanno effettuato le stampe.

  • Gestione dei costi: grazie a PaperCut è possibile gestire in modo efficace i costi, ad esempio impostando limiti di stampa per i singoli utenti o per interi dipartimenti.

  • Controllo dell'accesso e rilascio sicuro: il software consente di limitare l'accesso alle stampanti chiedendo l'autenticazione all'operatore tramite il sistema embedded integrato nelle multifunzione o mediante apposita tessera badge, garantendo maggiore sicurezza e riducendo il rischio di stampe non autorizzate.

  • Stampa mobile: PaperCut offre anche la possibilità di stampare da dispositivi mobili, come smartphone e tablet, semplificando la gestione della stampa in mobilità e instradando automaticamente le code a prescindere dalla posizione degli utenti.

  • Stampa "Find-me": la funzionalità "Find-me printing" consente di inviare la stampa ad una coda virtuale per rilasciarla poi presso qualsiasi multifunzione all'interno dell'azienda.

  • Gestione notifiche: questa funzione permette di inviare pop-up informativi agli utenti di sistema con appositi suggerimenti sulle politiche di stampa (es. stampa sempre fronte-retro e in bianco e nero, ecc.).

  • Integrazioni esterne: Papercut si integra perfettamente con sistemi come Active Directory e LDAP, per semplificare l'amministrazione degli utenti e delle autorizzazioni.

  • Watermarking: è possibile utilizzare questa funzionalità per aggiungere automaticamente un nome utente o altri metadati a fondo pagina di ogni stampa per responsabilizzare ulteriormente gli utenti.

  • Monitoraggio e reportistica: il software monitora costantemente l'utilizzo delle stampanti da parte degli utenti e consente di generare report dettagliati sulle quantità di pagine stampate, relativi costi e molto altro.

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I vantaggi dell'utilizzo di PaperCut

L'utilizzo di PaperCut offre numerosi vantaggi per le aziende, tra cui:

  • Riduzione dei costi: grazie alla gestione dei costi e alla riduzione degli sprechi, l'utilizzo di PaperCut consente di ridurre i costi legati all'uso delle stampanti.

  • Maggiore efficienza: il software semplifica e ottimizza i processi di stampa, migliorando l'efficienza delle attività in azienda e riducendo i problemi tecnici quali inceppamenti, blocco delle code di stampa, toner esausti ecc.

  • Maggiore sicurezza: la possibilità di limitare l'accesso alle stampanti e di monitorare in tempo reale le attività di stampa garantisce maggiore sicurezza per i dati e per le informazioni sensibili dell'azienda.

  • Migliore sostenibilità: la riduzione degli sprechi e dei costi legati all'uso delle stampanti consente di migliorare l'impatto ambientale delle attività di stampa.

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Come implementare PaperCut all'interno della propria infrastruttura?

Il software può essere implementato sia in modalità "self hosting", ovvero mediante un server di proprietà aziendale, sia in cloud tramite i servizi forniti direttamente dalla casa madre. Una volta completata l'implementazione, gli utenti dell'organizzazione potranno accedere al software PaperCut e utilizzare le funzionalità di Print Management.

In qualità di Partner PaperCut, possiamo intervenire nell'installazione, nel setup e nella formazione sul software. Contattaci per maggiori informazioni!

 

Sixlab è:

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