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Microsoft Bookings è uno strumento della suite di Office 365 per la creazione di calendari di prenotazione sincronizzati con il nostro profilo Outlook o con quello del nostro team. 

Tramite questo potente tool è possibile generare in pochi minuti una pagina web con un calendario interattivo dove gli utenti avranno la possibilità di fissare un appuntamento selezionando solamente gli slot orari in cui siamo effettivamente (o almeno virtualmente) liberi da impegni.

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L’utilizzo di Microsoft Bookings è ideale soprattutto per chi si occupa di sales e di servizi e vuole offrire ai propri clienti o prospect la possibilità di prenotare un appuntamento sulla base della propria disponibilità senza sovrapposizioni con gli altri impegni fissati in calendario, automatizzando a tutti gli effetti un processo che tipicamente richiederebbe l’intervento umano.  

 Vi sono poi altre funzionalità interessanti, come ad esempio la possibilità di impostare tipologie diverse di appuntamenti in base alla durata o alla modalità di partecipazione: online tramite Microsoft Teams o in presenza.  

In questo post scopriremo come configurare Bookings in 4 semplici step.

1. Crea un nuovo calendario

Per prima cosa accedi a Bookings con il tuo account Microsoft. Una volta eseguito l’accesso clicca il tasto “Crea nuovo calendario” poi nella finestra seguente seleziona “Crea da zero”. Procedi con gli step successivi impostando un nome per il calendario, la tipologia di azienda e gli orari d’ufficio.

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2. Invita il personale

Invita i membri del tuo team che dovranno accedere a Bookings e assegna ad ognuno un ruolo sulla base dei seguenti criteri:

  • Amministratore: gestisce l’intera configurazione del calendario
  • Scheduler: gestisce solamente le prenotazioni
  • Visualizzatore: vede le prenotazioni senza poterle gestire
  • Guest: vede solamente le prenotazioni a lui assegnate
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3. Aggiungi un servizio 

Nella schermata successiva avrai la possibilità di aggiungere un servizio, ovvero una tipologia di appuntamento, stabilendone il titolo, la durata, i giorni e le fasce orarie di disponibilità e l’eventuale collegamento con Microsoft Teams per le videocall. Alla fine della configurazione iniziale, tramite la pagina di amministrazione di Bookings, potrai aggiungere altri servizi a tuo piacimento in modo da offrire agli utenti diverse opzioni per gli appuntamenti. I servizi saranno poi visualizzati nella pagina di prenotazione.

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4. Configura i permessi 

L’ultimo step riguarda le autorizzazioni per la pagina delle prenotazioni. Qui possiamo scegliere a tre modalità:  

  • Non self-service: La prenotazione sarà accessibile solo dall’app Bookings  
  • Persone interne all’organizzazione: La pagina di prenotazione sarà visibile solo dalle persone della nostra azienda  
  • Chiunque: La pagina di prenotazione sarà pubblica e quindi raggiungibile da qualsiasi persona tramite link diretto
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Fatto!

Dopo aver cliccato su “Crea calendario” nell’ultimo step verrà generato il link alla pagina di prenotazione. Questa mosterà il servizio aggiunto prima, il calendario con gli slot orari selezionabili ed un form dove l’utente andrà ad inserire i propri dati di contatto. 

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Ora è il momento di diffondere la voce: ci sono vari modi per farlo: ad esempio potremmo inserire il link nel nostro sito web oppure nella firma della nostra email aziendale in modo che sia sempre a portata di mano. Bookings propone anche un codice embed per inserire direttamente la pagina di prenotazione nel nostro sito web oppure in una landing page. 

 

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